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5s管理咨询理念在个人信息管理中的相关应用快来了解

2021-10-27 09:54:07

  个人信息管理的目的是使个人能够在短时间内处理大量信息,快速有效地获取所需知识,准确表达知识,提高工作效率和自我能力。然而,目前的个人信息管理工具无法有效管理信息碎片化或解决信息分散的问题。因此,有必要将5S理念引入个人信息管理的实践中。天星健咨询强调通过整理、整顿、清理、清洁来实现“素养”的目标,这与个人信息管理的目标是一致的。5S的三大要点是改造人、改造工具、可视化管理。通过转化,形成良好的信息管理习惯,控制信息碎片的形成;通过转换工具,各种信息管理工具可以协调同步,解决信息分散的问题。通过可视化管理,所有个人信息都在可视化范围内,避免了“眼不见,心不烦”的窘境,减少了个人信息查找和利用的障碍。


  1、整理。


  个人信息整理的目的是让“空间”可用。随着现代信息技术的发展,我们拥有了更大容量的内存,比如数码相机存储卡、电脑硬盘、手机SIM卡等等。然而,这些记忆的容量仍然有限。如果不定期整理,手机的通讯录或收件箱会满,数码相机的存储卡也会满,很多应用会因为电脑硬盘空间不足而无法运行。仓促决定删除文件往往会做出不理智的选择,很多人后悔删除数码相机中珍贵的图片。个人信息整理的要点包括:全面检查个人信息空间中的所有信息;建立保存和不保存的标准;删除和销毁不必要的文件;分析信息的使用频率,确定信息的存储载体;制定无用信息的处理方法。


  2.整顿


  整改是指将所有个人信息保存在合适的地方,其目的是减少查找信息的时间,提高信息利用效率。个人信息的特点决定了分散存储是必然的,但可以通过整改组织不同的存储场所和存储载体,实现宏观可视化管理。要做到这一点,首先需要将个人信息分为三个区域:热点信息(当前正在使用的信息),比如电脑中打开的文件和电话旁的笔记本;温度信息(工作信息),例如与正在执行的项目或任务相关的信息;冷消息(不再使用的消息)。为不同分区的信息选择合适的存储载体,比如正在处理的文件放在电脑桌面上,不再使用的信息可以用光盘或磁带保存。其次,根据载体形式、信息形式和信息来源,建立信息分类标准,建立科学的信息分类体系。第三,科学地识别每个存储载体、每个个人信息集合和每个文件夹,这样通过查看文件夹的名称就可以知道信息内容。通过整改,要求个人形成或经历的任何信息,都能立即知道存储(或应该存储)哪个载体,存储哪个文件夹,存储在哪里。这将确保您需要的信息可以很快找到。


  3.清扫


  个人信息清理是指对个人信息进行有效组织,消除信息碎片化,并对个人信息管理工具进行定期维护和同步。目的是将所有信息带入个人信息管理器,同时使个人信息管理工具随时可用。我们经常有这样的经历,当我们需要拍一些珍贵的照片时,发现数码相机没有充电。或者打开u盘上的文件,发现不是新版本,新版本保存在个人电脑硬盘上。这些都是没有做好清洁工作的结果。个人信息清理的要点是:通过日常整理和整改,个人信息处于良好的组织状态;同时,及时清理各种环境中形成的信息碎片,并将其纳入适当的信息管理系统;第三,做好信息管理工具(如手机、数码相机、笔记本电脑、PDA等)的维护。)让他们随时处于佳工作状态;需要同步和协调不同的信息管理工具和存储载体,以保持个人信息的一致性。


  4.清洁


  个人信息清洁度是指通过制定制度和规范,维护整理、整改和清理的结果,以提高工作效率和维护个人信息安全为目的。清理工作包括两个要点:一是研究自己在个人信息整理、整顿、清理过程中的做法,分析个人信息形成、保存、利用、归档等生命周期中存在的规律,通过系统规范通用的处理方式,下次按照标准操作程序快速处理同一信息,从而提高个人信息处理效率;


  信息素养是知道什么时候需要什么样的信息,并有效地定位、获取、评估和使用信息以满足这种需求的能力。将5S管理理念应用到个人信息管理中,目的是不断对个人信息进行整理、整顿、清理和习惯,并在实践中制定管理规范和标准操作规程,从而提高个人信息素养,从而充分利用现有的信息管理工具,使其协同工作,解决个人信息分散、碎片化的问题,实现信息的有效获取、知识的准确表达,提高工作效率和自我素养。


  随着信息技术的发展,不久的将来会有更强大的个人信息管理设备或软件,可以同步不同载体、不同地点、不同格式、不同设备的信息,整合分散的信息,将各种信息碎片纳入管理范围。但是在目前的技术条件下,我们能做的就是充分利用现有的技术来解决问题。其实在个人信息管理领域,技术不是万 能的,人本身才是主导因素。5S管理理念的引入,将个人信息的整理、整改、清理、清洗系统化,有助于提升个人信息质量,走出信息分散、信息碎片化的困境。


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